EL CONSULTOR AGENTE DE CAMBIO - PSICOLOGA CONSULTORA ORGANIZACIONAL

CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES QUE REQUIERE EL CONSULTOR

Se considera que entre las características fundamentales que debe reunir un consultor se encuentren las siguientes:

1. Buena salud física y mental.

2. Ética profesional y cortesía.

3. Estabilidad de comportamiento y acción y ser ejemplo a imitar.

4. Confianza en si mismo.

5. Eficiencia y Eficacia personal, dinamismo

6. Integridad (cualidad que engendra confianza).

7. Independencia.

8. Competencia intelectual.

9. Juicio correcto (ser capaz de juzgar con objetividad).

10. Elevada capacidad de análisis o de resolución de problemas.

11.Imaginación creadora ( capacidad de ver cosas bajo nuevas perspectivas

12. Aptitud para las relaciones interpersonales, que implica:

· Orientación hacia el aspecto humano de los problemas.

· Receptividad a la información o a los nuevos puntos de vista expuestos por los demás.

· Capacidad para ganarse la confianza y el respeto del personal de la organización cliente.

· Capacidad para obtener la participación del cliente en la solución de los problemas.

· Capacidad para transmitir sus conocimientos al personal de la organización cliente.

· Capacidad para aplicar los principios y las técnicas de un cambio planificado.

· Capacidad para despersonalizar los problemas y enseñar a atacar sus causas y no a las personas.

1. Capacidad superior a la medida para comunicar y persuadir (verbalmente o por escrito, gráficamente).

2. Madurez psicológica.

3. Habilidad como mediador de conflictos

4. Capacidad de autoaprendizaje continúo.

En particular se señala que:

... el requisito incuestionable que debe ser planteado a la preparación del consultor consiste en poseer una amplia erudición, es decir, además de los conocimientos multifacéticos y profundos de una determinada rama se necesitan conocimientos en las esferas afines .por eso con mucha frecuencia el consultor se gradúa en dos o tres especialidades.

Muchos consultores tienen experiencias en los trabajos docentes desarrollando por ellos en los centros de educación superior, así como grados y títulos científicos.

Se precisa que no basta con tener conocimientos teóricos profundos, sino "... se necesitan experiencias prácticas de trabajo concreto."

Sobre las anteriores bases se apunta que en firmas de consultoría en general no trabajan especialistas jóvenes, sino que predominan trabajadores con muchos años de experiencia. Las más recientes experiencias , en especial cubanas y la de de otros países, muestran que se pueden desarrollar trabajos de consultoría combinado adecuadamente personal relativamente joven con el de mayores experiencias, siendo necesario establecer vías adecuadas para la formación de consultores.

LOS ASPECTOS ETICOS DEL CONSULTOR.

Se ha podido reconocer que en el ejercicio de la consultoría, el consultor debe observar una determinada ética. Entre las normas de conducta que deben conformar la ética del consultor tenemos.

1. Modestia.

2. Demostrar su competencia sin valerse de ardides para impresionar.

3. Trabajar con organización y disciplina.

4. No utilizar más tiempo que el requerido por el problema.

5. Confidencialidad.

6. Capacidad y paciencia para escuchar los argumentos del personal consultante.

7. Enseñar a trabajar sin consultar.

8. Evitar el enfrentamiento con el personal de la empresa, o entre esta y las organismo territoriales y superiores. más bien, actuar como mediador en los conflictos.

9. Utilizar el convencimiento y no la imposición para que se acepten sus criterios.

10. Evitar la responsabilidad de las decisiones. El consultor debe ser un activo promotor de cambio, la responsabilidad por la realización del cambio es del cliente.

11.Las soluciones brindadas por el consultor deben tener una incidencia positiva a nivel de la economía nacional y no solamente en el cliente y deben tomar en consideración los efectos sociales y ambientales que de ellas se derivan.

12. Espíritu de sacrificio y consagración al trabajo.

13. Ser un baluarte del cumplimiento de las leyes establecidas y no establecer recomendación alguna que implique efectos adversos para el cliente, la sociedad o terceros.

14. Ser honesto en el más amplio sentido de la palabra.

15. Trabajar con el espíritu de GANAR/ GANAR

La práctica ha demostrado que la trasgresión de alguna de las normas de conducta que deben conformar la ética del consultor, retrasa el proceso de cambio que se ha pretendido promover e incluso puede traer otras implicaciones que afectan la imagen del cliente ,del consultor u otros efectos e incluso implicaciones jurídicas

ALGUNAS CUESTIONES A TOMAR EN CUENTA POR LOS CONSULTORES.

En el caso de la intervención de los consultores dentro de la empresa, conviene tener presente que la responsabilidad por el proceso de integración del equipo de trabajo es propia de los directivos y que las decisiones esenciales deben ser adoptadas por ellos. La misión del consultor es concreta, entonces, a hacer arrancar e impulsar el proceso de integración, ayudar al grupo a revisar sus avances y dificultades periódicamente; sobre todo, a brindar a poyo al líder formal hasta que sea capaz de mantener el esfuerzo de integración con sus propios recursos. Algunas de las funciones más importantes realizadas por los consultores y en especial los de procesos se indican a continuación:

· Crear un clima de apertura y un ambiente de confianza y respeto a la individualidad de las personas en el seno de los equipos de trabajo.

· Ayudar a los equipos de trabajo a identificar los obstáculos que impiden el logro de las metas propuestas.

· Favorecer la solución de problemas en equipo mediante el análisis de sus causas y la generación de alternativas de solución.

· Promover e intervenir en los cambios que resultan necesarios, según indique el análisis de los problemas.

· Revisar los conceptos y valores que están en juego durante la implantación de cambios.

· Proponer los instrumentos que faciliten la realización de las acciones de cambio.

· Fortalecer la capacidad de los equipos para identificar, analizar y resolver problemas.

· Sensibilizar al equipo para identificar los fenómenos organizados en su dinámica interna y en su interacción con otros grupos.

· Dar seguimiento a las acciones concretadas y comprometidas por el equipo para efectuar los cambios; colaborar apoyar, nunca supervisar.

· Buscar la solución de los problemas paso a paso sin violar etapas e inducir esto a los equipos.

· Trabajar concientemente en la formación y desarrollo de los trabajadores y directivos a fin de crear una capacidad propia y permanente de cambio y asegurarse la irreversibilidad de los cambios.

· El consultor debe además

Hacer comprender a los directivos que la verdadera experiencia la tienen ellos y sus trabajadores y que son los responsables del cambio y sus resultados y que deben liderarlos.

Demostrar que las ideas y soluciones son del equipo y no propias, pero reconocer su coparticipación y responsabilidad.

Infundir en todo momento ánimo y trasmitir un espíritu de vencedores.

Los consultores a toda costa deben evitar en caer en los errores siguientes:

· Suponer que la solución está en sus manos, ya que está en manos de los directivos y trabajadores de la organización.

· Tomar demasiadas responsabilidades en aspectos críticos, son los empresarios y sus equipos los que adoptan e implementan las acciones y debe fomentarse su participación activa.

· Violar pasos, "quemar etapas" en aras de ganar tiempo o por otra razón.

· Utilizar cualquier información obtenida sin la autorización del cliente.

· Mostrar derrota, impotencia ante situaciones o permitir que esto suceda, no somos perdedores, los perdedores están condenados a perder.

Es preciso aclarar que no solo las personas con capacidad específica, como en el caso de los Consultores, pueden realizar las funciones señaladas "sino que también los hombres y mujeres comunes funcionan frecuentemente como agentes de cambio. Todos nosotros nos hallamos, a menudo, frente al deber de dar ayuda o ante la oportunidad de recibirla". La idea básica es que todos seamos de una forma u otra consultores y estemos preparados para ello y muy en especial todo aquel que trabaje en el staff de la organización.

De acuerdo con lo anterior, los individuos que actúan como Consultores, para dar ayuda eficaz en la planificación e implantación de transformaciones, deben estar dispuestos a revisar periódicamente su persona a partir de las siguientes necesidades:

· Profundizar en el conocimiento de si mismo: el consultor debe estar dispuesto a confrontar la imagen que tiene de si mismo, incluso sus potenciales y limitaciones, con la imagen que le refleje los equipos con los cuales trabaje.

· Relacionarse con los demás y entender la situación de éstos: significa establecer un tipo característico de relación profunda y significativa con los demás al comprender las circunstancias de cada persona y del equipo dentro del ambiente de trabajo. Implica sentir el mundo de los otros como si fuera propio, sin perder la posibilidad de analizarlo con objetividad.

· Escuchar y observar los fenómenos de los equipos: se refiere a la disposición para centrar la atención sobre lo que sucede en la dinámica de los equipos de trabajo, de tal manera que a través de la acción de escuchar se capte el sentido e implicaciones de la comunicación, y por medio de la observación se comprenda el comportamiento grupal. Esta actitud de escuchar requiere fijar la atención en las necesidades y recursos de los integrantes del equipo para dar una respuesta a las demandas de ellos y no las propias.

· Dar y recibir retroalimentación: es estar dispuesto a comunicar a las personas y a los grupos las observaciones derivadas de su comportamiento para orientarlos hacia la consecución de sus metas. Al mismo tiempo, es estar abierto a la información respecto a su desempeño como consultor.

· Manejar ambigüedad y la frustración: se relaciona con la capacidad de aceptar las contradicciones y limitaciones. Por tal motivo, el consultor estará consciente que en toda acción de desarrollo existe siempre el riesgo de que los resultados obtenidos no correspondan a sus expectativas aunque puedan dar respuesta a las necesidades de los miembros del equipo.

En resumen es importante señalar que el Consultor puede adquirir y desarrollar estas características a través de un proceso de actualización constante de sus conocimientos, habilidades y actitudes, y a través de su experiencia en el trabajo.

Todas estas cualidades y capacidades forman el perfil del consultor ideal, meta difícil de alcanzar, pero que sirven para que cada consultor, de acuerdo con su capacidad, estilo y circunstancias, identifique las que necesite desarrollar.

II. EL PROCESO DE CONSULTORIA ORGANIZACIONAL Y SUS ETAPAS GENERALMENTE ACEPTADAS

Existe una gama sumamente amplia de enfoques, técnicas, métodos, modos y estilos de consultoría. Esta diversidad es una de las características más interesantes de la consultoría, ya que incluso clientes con problemas muy específicos pueden encontrar un consultor que se adapte a su organización y situación particular.

No obstante, la consultoría se caracteriza no solo por la diversidad, sino también por ciertos principios y métodos comunes. Algunos de ellos son aplicados por la inmensa mayoría de los consultores. Por ejemplo, las pruebas psicológicas constituyen una técnica especial de investigación que se emplea únicamente en ciertas tareas de selección personal. Algunos consultores se oponen incluso a esta técnica. En cambio, todos los consultores se sirven de las entrevistas y deben estar capacitados para redactar informes . La entrevista y la redacción de informes son técnicas fundamentales de la consultoría.

En pocas palabras, un método eficaz de consultoría indica cómo se han de abordar las dos dimensiones esenciales del cambio en las organizaciones clientes:

· Una dimensión técnica vinculada con la naturaleza de la gestión o problema de la organización que afronta el cliente y la forma de que este problema se puede analizar y resolver.

· Una dimensión humana, es decir, la relación entre el consultor y el cliente y la forma en que los miembros de la organización cliente reaccionan a los cambios y pueden ayudar a planificarlos y aplicarlos.

Por razones metodológicas, se trata a menudo por separado de estas dos dimensiones. En la práctica de la consultoría no se separan. Los problemas técnicos y humanos de una organización están interrelacionados y será sumamente conveniente que así lo entienda el consultor.

En primer lugar, el consultor ayuda al cliente a abordar sus problemas desde un punto de vista técnico. El cliente espera que el consultor posea considerables conocimientos técnicos en la esfera de su organización; por ejemplo, las transacciones financiera internacionales, el control computarizado de inventarios, los sistemas de indemnización del personal o la planificación estratégica de la fabricación de los bienes de capital. Para abordar el problema de que se trata, el consultor aplica un método riguroso de identificación y solución de los problemas, que incluye el acopio, la comprobación y la verificación cruzada de los hechos, así como el cuestionario de las hipótesis e impresiones comunicadas por el cliente y el sometimiento de todos los resultados a un minucioso diagnóstico. El consultor es igualmente metódico, pero también aplica un amplio conjunto de técnicas creativas en busca de nuevas soluciones factibles, la determinación y justificación de las mejores soluciones que ha de elegir el cliente, la concepción de panes de acción para la aplicación de las propuestas y la ayuda al cliente para organizar y vigilar esa aplicación.

La relación con la organización cliente para planificar y aplicar los cambios tiene múltiples facetas. El consultor y el cliente tienen que delimitar sus respectivas funciones, asegurándose de que sean complementarias, se apoyen mutuamente y sean plenamente entendidas por ambas partes, el consultor puede elegir entre diversas funciones (o modalidades) según la índole del problema y la experiencia y actitudes del cliente. El consultor procurará obtener la colaboración del cliente en todas las etapas de su tarea, con el fin de que éste participe activamente y de que el resultado final de la consultoría sea un logro conjunto, en lugar de atribuirse exclusivamente al consultor.

El objetivo final consiste en ayudar al cliente a introducir cambios progresivos en su organización. Y dotar a la Organización de una capacidad propia de cambio que sea capaz de dar consistencia a la mejora de forma continua Al ayudarlo a poner al descubierto y a resolver problemas técnicos concretos, el consultor se ocupa, por consiguiente, de problemas humanos y de aspectos humanos del cambio de la organización. A los consultores se los llama a menudo "gerentes del cambio". Esta designación destaca su papel de ayuda en la determinación de la necesidad del cambio y en la planificación y aplicación de éste. Como un cambio de la organización entraña un cambio de sus miembros, el consultor debe abordar asimismo el aspecto psicológico, ayudando al cliente a proceder de manera que no se susciten resistencia a las transformaciones y, de ser necesario, a superar esa resistencia de forma proactiva .

EL PROCESO DE CONSULTORÍA

El proceso de consultoría es una actividad conjunta del consultor y del cliente destinada a resolver un problema concreto y a aplicar los cambios deseados en la organización del cliente. Este proceso tiene un comienzo (se establece la relación y se inicia el trabajo) y un fin (la partida del consultor). Entre esos dos extremos, el proceso se puede subdividir en varias fases básicas, lo que induce al consultor y al cliente a ser sistemáticos y metódicos y a pasar de una fase a otra y de una operación a otra, siguiendo una secuencia lógica y temporal.

En la bibliografía se pueden encontrar muchas formas diferentes de subdividir el proceso de consultoría, o ciclo, como lo llaman algunos autores, en fases principales. Diversos autores sugieren modelos que comprenden de tres a diez fases. Es útil utilizar un simple modelo de cinco fases principales, que considera:

· PREPARATIVOS O INICIACIÓN (PREPARACIÓN INICIAL )

· DIAGNÓSTICO

· PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS(PLAN DE ACCION)

· APLICACIÓN (IMPLEMENTACION)

· TERMINACIÓN